Zara Computers
Бизнесът ви работи. Нека рутината да работи сама.
Всеки ден в една малка фирма отиват часове за неща, които никой не е избрал да прави: да препише поръчка от имейла в таблицата, да изпише фактура, да пусне товарителница, да напомни на клиент за часа му, да провери кой още не е платил. Работата е важна, но не изисква човешка преценка. Изисква само време – а то е най-скъпото, което имате.
Автоматизацията на бизнес процеси прехвърля тези повтарящи се задачи към системи, които ги вършат сами, точно и по едно и също правило всеки път. Свързваме сайта ви, онлайн магазина, куриерите, програмата за фактуриране, имейла и месинджърите, така че информацията да тече сама от едното място до другото. Работим с микро и малки фирми от всякакъв бранш – от магазин с двама души до фирма с няколко отдела – от офисите си в Хасково, Стара Загора и Пловдив и навсякъде в България.
По-малко ръчно въвеждане и копиране на данни
По-бърз отговор към всеки клиент, и в почивните дни
По-малко пропуснати поръчки, срещи и плащания
Без смяна на програмите, които вече използвате
Повече време за работата, която наистина движи бизнеса
Услуги
Zara Computers
Познато ли ви е?
Ако разпознаете поне две от тези ситуации, във фирмата ви има работа, която може да се върши сама.
Едни и същи данни на три места
Поръчката идва по имейл, после се преписва в таблица, после във фактура, после в куриерската система.
Клиенти пишат вечер
Запитване в 22:00 чака отговор до сутринта, а дотогава клиентът вече е писал и на конкурента.
Фактури на ръка
Всяка фактура се изписва, проверява и изпраща ръчно, а грешка в една цифра струва още половин час.
Гоните неплатени суми
Някой трябва да помни кой не е платил и да звъни. Когато е зает, плащането просто закъснява.
Часове в тетрадка
Записвате часове по телефона, а клиентите забравят да дойдат, защото никой не им е напомнил.
Наличности, които не съвпадат
Онлайн пише, че продуктът е наличен, а на склада вече го няма. Следва неловко обаждане до клиента.
Информацията е разпиляна
Половината е в имейла, половината във Viber, останалото в главата на един служител.
Отчет, който отнема половин ден
За да разберете как върви месецът, някой трябва да събере числата от няколко места.
Zara Computers
Какво автоматизираме във вашия бизнес
Автоматизацията на процеси не е една програма, а свързване на нещата, които вече имате. Ето областите, в които малкият бизнес печели най-много време.
Запитвания и клиенти
Всяко запитване от сайта, Facebook, Instagram или имейла попада на едно място и стига до правилния човек. Нищо не се губи между съобщенията.
- Автоматично потвърждение към клиента
- Известие до вас или търговеца веднага
- Напомняне за последващ контакт, ако няма отговор
Поръчки и доставки
Поръчката от онлайн магазина минава сама през всички стъпки до доставката. Вие само опаковате.
- Товарителница в Еконт, Спиди и други куриери
- SMS, Viber или имейл с номер за проследяване
- Синхронизирани наличности между магазин и склад
Фактури и плащания
Документите се издават и изпращат сами, а вие виждате кой е платил и кой не, без да проверявате.
- Автоматична фактура при плащане или поръчка
- Напомняния за неплатени суми по график
- Входящи фактури, събрани и подредени за счетоводството
Записване на часове и напомняния
Клиентите си записват час онлайн, а системата им напомня, преди да е станало късно. По-малко празни часове в графика.
- Онлайн записване от сайта или социалните мрежи
- Напомняне ден и час преди срещата
- Лесно отменяне и пренасрочване
Обслужване на клиенти
Честите въпроси получават отговор веднага, денонощно. По-сложните стигат до вас с цялата нужна информация.
- AI чатбот на сайта и в Messenger
- Готови отговори за доставка, цени, работно време
- Молба за отзив след покупка или услуга
Отчети и администрация
Важните числа идват при вас, вместо вие да ги търсите. Вътрешните задачи се подреждат сами.
- Седмичен отчет за продажби, запитвания и реклами
- Заявки за отпуск, графици и одобрения
- Автоматично архивиране на документи
Zara Computers
Разпознайте своя бизнес
Автоматизацията изглежда различно във всеки бранш. Изберете своя и вижте как би работила при вас. Не виждате вашия? Принципът е един и същ – разкажете ни как работите.
Автоматизация за онлайн магазини
Днес:
Всяка поръчка минава през няколко ръце. Някой проверява наличността, издава фактура, въвежда адреса в куриерската система и пише на клиента. При 20 поръчки на ден това е половин работен ден.
С автоматизация:
Поръчката сама създава фактура и товарителница в Еконт или Спиди. Клиентът получава номер за проследяване по SMS, Viber или имейл. Наличностите се обновяват в онлайн магазина и в склада едновременно. Изоставените колички получават напомняне, а доволните клиенти – молба за отзив.
Автоматизация за салони, клиники и кабинети
Днес:
Телефонът звъни по време на работа, часовете се записват в тетрадка или календар, а всеки пропуснат клиент е празен час, който никой не плаща.
С автоматизация:
Клиентите си записват час онлайн от сайта, Facebook или Instagram. Получават напомняне ден и час преди срещата и могат сами да пренасрочат. След посещението тръгва кратко благодарствено съобщение с молба за отзив, а след определен период – покана за следващ час.
Автоматизация за автосервизи и сервизи
Днес:
Клиентите звънят по няколко пъти, за да питат дали колата или уредът е готов. Офертите се смятат на ръка, а напомнянията за годишен преглед или смяна на масло зависят от паметта на някого.
С автоматизация:
Клиентът получава съобщение, когато ремонтът е приет, когато има нужда от одобрение и когато е готово. Офертите се генерират от шаблон с цените ви. Системата напомня сама за следващо обслужване, застраховка или технически преглед.
Автоматизация за хотели и къщи за гости
Днес:
Резервации идват от сайта, Booking, телефона и Facebook. Някой трябва да ги събере, да потвърди, да изпрати указания как се стига и да напомни за плащане.
С автоматизация:
Всяка резервация получава автоматично потвърждение, а преди пристигане – указания, час за настаняване и полезна информация. Напомнянията за капаро тръгват сами. След напускане гостът получава молба за отзив и специално предложение за следващ престой.
Автоматизация за ресторанти и заведения
Днес:
Резервациите за маса и поръчките за кетъринг идват по телефона и в съобщения. Менюто за деня се пише наново навсякъде, а доставчиците се поръчват на ръка.
С автоматизация:
Резервациите за маса се записват онлайн с потвърждение и напомняне. Обедното меню се публикува едновременно на сайта и в социалните мрежи. Запитванията за събития попадат в един списък, а поръчките към доставчиците тръгват по график.
Автоматизация за строителни и ремонтни фирми
Днес:
Офертите отнемат вечери. Огледите се уговарят по телефона, а информацията за обектите е разпръсната между бележки, снимки и съобщения.
С автоматизация:
Запитването от сайта автоматично насрочва оглед. Офертата се генерира от шаблон с вашите цени и изчисления за минути вместо за час. Всеки обект има едно място за снимки, документи и статус, а клиентът получава известия за напредъка.
Автоматизация за търговия на едро и дистрибуция
Днес:
Поръчките идват по имейл, телефон и Viber. Някой ги преписва, проверява наличности, издава документи и следи кой каква сума дължи.
С автоматизация:
Поръчките от всички канали се събират на едно място и влизат в системата без преписване. Документите се издават автоматично, а напомнянията за просрочени плащания тръгват по график. Ценовите листи до клиентите се обновяват сами.
Автоматизация за счетоводни кантори и офис услуги
Днес:
Всеки месец гоните клиенти за документи, получавате ги в различни формати и ги подреждате на ръка, преди изобщо да започне истинската работа.
С автоматизация:
Клиентите получават автоматично напомняне за документите си в правилния ден. Входящите фактури се събират в обща папка, подреждат се и се преименуват по единно правило. Данните от тях се разчитат автоматично, а вие проверявате само изключенията.
работен процес
Как протича автоматизацията –
стъпка по стъпка
Разговор за вашия бизнес
Всичко започва с разговор. Разказвате ни как работите днес, кое ви отнема най-много време и какво ви се иска да спрете да правите на ръка. Не е нужно да знаете какво точно искате – затова сме ние.
Карта на процесите
Преглеждаме кой какво прави, с какви програми и колко време отива за всяка задача. Подреждаме възможностите по ползата, която носят, и избираме първата автоматизация – тази с най-голям ефект и най-малък риск.
02
Изграждане и тестване
Свързваме системите и изграждаме автоматизацията. Тестваме я с реални данни, като в началото тя работи паралелно с ръчната работа, докато сме сигурни, че резултатите съвпадат.
Пускане, наблюдение и поддръжка
Пускаме я в реална работа и я наблюдаваме. Ако някоя програма се промени или нещо спре, разбираме веднага и го оправяме. Когато първата автоматизация върши работата си, добавяме следващата.
04
Zara Computers
Свързваме програмите, които вече използвате
Не е нужно да сменяте нищо. Автоматизацията свързва системите ви една с друга, така че да работят като едно цяло. Ето част от тях:
Фактуриране и счетоводство
Microinvest, Ajur, Плюс-Минус, Бизнес Навигатор, inv.bg, онлайн платформи за фактуриране
Zara Computers
Изкуствен интелект ! Там, където наистина помага
Класическата автоматизация следва ясни правила: случи ли се това, направи онова. Изкуственият интелект добавя нещо, което правилата не могат – разбира свободен текст. Така може да прочете запитване, написано по всякакъв начин, да разпознае какво пише във фактура или да отговори на клиент с думите на вашата фирма.
Използваме AI само там, където добавя реална стойност. Когато правилата са ясни, обикновената автоматизация е по-надеждна и по-евтина – и тогава ви препоръчваме нея. При важните решения последната дума винаги остава за човек.
AI чатбот, който отговаря на клиенти по информацията за вашите продукти и услуги
Разчитане на данни от фактури, договори и други документи
Сортиране на входящи имейли и запитвания по тема и спешност
Чернови на отговори и оферти, които служителят само преглежда и изпраща
Описания на продукти и текстове в стила на вашия бранд
Защо да изберете нас
Автоматизация от хора, които познават бизнеса ви
Повече от 15 години изграждаме сайтове и онлайн магазини за малки и средни фирми. Сега свързваме и всичко около тях.
Познаваме сайта ви отвътре
Често ние сме изградили и самия сайт или онлайн магазин. Знаем как работи и го свързваме с останалите ви системи без изненади.
Местен екип, на една ръка разстояние
Имаме офиси в Хасково, Стара Загора и Пловдив. Можем да дойдем на място, да видим как работите и да говорим лице в лице.
Данните ви остават защитени
Работим според изискванията на GDPR и предварително обсъждаме къде и как се съхраняват данните на клиентите ви. При чувствителна информация използваме решения, при които тя остава под ваш контрол.
Не изчезваме след пускането
Всяка автоматизация се наблюдава. Ако някоя програма се промени и нещо спре, разбираме и реагираме, преди да се отрази на клиентите ви.
Zara Computers
Често задавани въпроси за автоматизацията на бизнес процеси
Какво точно е автоматизация на бизнес процеси?
Това е прехвърляне на повтарящи се задачи – въвеждане на данни, изпращане на документи, напомняния, известия – към системи, които ги изпълняват сами. Вместо човек да копира информация от едно място на друго, програмите си я предават автоматично.
Подходяща ли е за малка фирма с двама-трима души?
Да. Малките фирми често печелят най-много, защото там всеки човек върши по няколко неща. Дори една автоматизация може да ви върне часове всяка седмица.
Трябва ли да сменям програмите, които използвам?
Не. В повечето случаи свързваме програмите, които вече имате – сайта, магазина, куриера, програмата за фактуриране, имейла. Целта е да ги накараме да работят заедно, а не да ги заменим
Трябва ли да разбирам от технологии?
Не. Вие ни разказвате как работи бизнесът ви, а ние поемаме цялата техническа част. След пускането обясняваме какво прави автоматизацията и към кого да се обърнете при въпрос.
Колко време отнема?
Проста връзка между две програми може да е готова за няколко дни. По-сложен процес с няколко системи отнема от две до няколко седмици. Винаги започваме с най-важното, за да видите резултат бързо.
Колко струва?
Цената зависи от процеса, броя на свързаните системи и обема на работа. Затова първо разбираме какво трябва да се автоматизира и чак тогава ви даваме конкретна цена – без изненади по-късно.
Има ли месечни разходи?
Зависи от решението. Някои автоматизации нямат текущи разходи, а други използват платени услуги като SMS известия или AI, или включват поддръжка. Всичко това ще знаете предварително.
Какво става, ако нещо спре да работи?
Всяка автоматизация се наблюдава. Ако външна програма промени начина си на работа, разбираме бързо и коригираме процеса, така че работата ви да не спира.
Къде отиват данните на клиентите ми?
Предварително обсъждаме какви данни се обработват и къде се съхраняват. Работим според GDPR, а при чувствителна информация избираме решения, при които данните остават под ваш контрол.
Ще замени ли автоматизацията служителите ми?
Не. Тя поема рутинните и досадни задачи, за да могат хората ви да се занимават с клиентите и с работата, която изисква преценка. Автоматизацията помага на екипа, не го заменя.
Zara Computers
Коя задача ви отнема най-много време?
Разкажете ни как работите днес. Ще ви покажем кои задачи могат да се вършат сами и откъде е най-добре да започнете.
